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要測(cè)試會(huì)議籌辦人經(jīng)驗(yàn)最好的方式是他(她)對(duì)于處理危機(jī)和緊急事件的能力。會(huì)議籌辦人不可避免在這種狀況下扮演領(lǐng)導(dǎo)角色，而且需證明有足夠能力處理，雖然其他人也有責(zé)任處理在會(huì)中所發(fā)生的各種緊急事件，但是會(huì)議籌辦人最終還是要去確定所有發(fā)生的因素。事前能列出緊急事件可能發(fā)生的項(xiàng)目，再以不同發(fā)生情況按照步驟處理。
一、緊急醫(yī)療：對(duì)于緊急醫(yī)療計(jì)劃，要看與會(huì)者平均年齡、活動(dòng)范圍和過去會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，不管如何，緊急事件可能在任何時(shí)間發(fā)生，但是有些參加會(huì)議的人比其他人更容易受傷與生病，比較可能性的病癥是心臟疾病、中風(fēng)和其他有危害生命的病癥，有些與會(huì)者因?yàn)楦淖冿嬍?、喝酒、睡眠不足、疲勞、面臨不熟悉環(huán)境、孤獨(dú)、遠(yuǎn)離親人所致，因此要使那些人得到照顧。
(一)緊急醫(yī)療系統(tǒng)：會(huì)議籌辦人經(jīng)常憑借其經(jīng)驗(yàn)通過當(dāng)?shù)?a class="insidelink" href="http://www.lipintushu.com/meeting/" title="會(huì)議">會(huì)議／觀光局或當(dāng)?shù)刂鬓k單位的分會(huì)協(xié)助成立一個(gè)緊急醫(yī)療系統(tǒng)，與當(dāng)?shù)蒯t(yī)院聯(lián)絡(luò)，一旦有緊急病人立即安排救護(hù)車送醫(yī)院急救。并在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排醫(yī)療人員，在會(huì)場(chǎng)再和醫(yī)師聯(lián)絡(luò)，確定他(她)愿意短時(shí)間內(nèi)來看診，在大會(huì)手冊(cè)以及其他資料中印上緊急事件聯(lián)絡(luò)電話號(hào)碼。
(二)會(huì)場(chǎng)醫(yī)務(wù)室：如果你是在會(huì)議中心舉行會(huì)議，在合約或保險(xiǎn)的同意書中可能要求會(huì)議中心雇請(qǐng)一位護(hù)士或醫(yī)務(wù)人員在會(huì)場(chǎng)，有些會(huì)議中心有醫(yī)務(wù)室，可以安排醫(yī)務(wù)人員，先了解醫(yī)務(wù)室的位置、醫(yī)療器材。會(huì)議籌辦人可以評(píng)定現(xiàn)場(chǎng)這些設(shè)備與人員是否符合緊急醫(yī)療計(jì)劃，如果不足，則要特別安排一位醫(yī)務(wù)人員值勤，醫(yī)務(wù)室中至少要有輕巧的氧氣筒、繃帶、壓舌板、殺菌劑和阿司匹林，大部分會(huì)議籌辦人會(huì)試著放一些醫(yī)療用品，但是一定要留意其有效期限，如果超過這些基本用品外就需要醫(yī)院提供。
(三)飯店緊急救護(hù)系統(tǒng)：大部分的飯店有自己的醫(yī)療人員，但是不能確定這位醫(yī)務(wù)人員是否可以處理緊急服務(wù)。大部分醫(yī)務(wù)人員并不住在那里，所以可能無法即時(shí)處理緊急醫(yī)療，但是各個(gè)飯店應(yīng)該有緊急救護(hù)系統(tǒng)，這就是會(huì)議籌辦人在選擇會(huì)場(chǎng)時(shí)就應(yīng)該考慮的，先了解會(huì)場(chǎng)緊急救護(hù)的情形，有些由總機(jī)來處理，有些是警衛(wèi)室，也有些是會(huì)議服務(wù)人員，要先了解每個(gè)會(huì)場(chǎng)情形到時(shí)候才不會(huì)找錯(cuò)對(duì)象。
如果同時(shí)使用幾個(gè)飯店，需先了解每一個(gè)飯店緊急服務(wù)的情況，確定要找哪一個(gè)人，留下他(她)們的電話號(hào)碼，萬一發(fā)生緊急事故時(shí)一定要先通知負(fù)責(zé)處理的人，很多會(huì)場(chǎng)及組織派人接受心肺復(fù)生術(shù)訓(xùn)練，懂得這種技術(shù)可救很多人生命，因此每一個(gè)組織都應(yīng)該提供員工學(xué)習(xí)這種技術(shù)，有兩項(xiàng)緊急事件可能會(huì)發(fā)生是：企圖自殺、急性酒精中毒，輕者比較沒有生命危險(xiǎn)但仍需緊急處理。因此任何緊急狀況獲得人院許可是必需的，寧可多做準(zhǔn)備不要準(zhǔn)備不足。
二、衛(wèi)生問題：衛(wèi)生問題是籌辦國際會(huì)議另一項(xiàng)重大挑戰(zhàn)，包括飲食衛(wèi)生與環(huán)境衛(wèi)生兩方面。國際會(huì)議通常是在已開發(fā)國家和開發(fā)中國家舉行，而且爭(zhēng)取到國際會(huì)議的國家，都會(huì)選擇環(huán)境良好的地方作為會(huì)議與活動(dòng)的場(chǎng)地，因此環(huán)境衛(wèi)生大致不會(huì)有問題。而餐飲衛(wèi)生是主辦單位戰(zhàn)大的挑戰(zhàn)，特別是上千甚至上萬人參加的大型國際會(huì)議，更是要慎選餐飲合作對(duì)象，萬一其中有人因食物不潔而造成腹瀉甚至食物中毒，那將造成無法彌補(bǔ)的損失，對(duì)主辦國家、城市的形象也會(huì)大打折扣。近來英國發(fā)生門蹄疫事件，相信對(duì)他們爭(zhēng)取國際會(huì)議方面會(huì)有嚴(yán)重的影響。
三、火災(zāi)：每一個(gè)與會(huì)者都要知道在活動(dòng)中遇到火災(zāi)的逃生技能，濃煙和驚慌往往比火災(zāi)本身造成的死亡還高。飯店有責(zé)任千告知客人逃生步驟例如緊急逃生口，但是會(huì)議籌辦人扮演著更重要的角色，保護(hù)與會(huì)者并提供這方面足夠的資料。很多主辦單位印制了防火手冊(cè)，放在資料袋中一起給與會(huì)者參考。小小一個(gè)動(dòng)作可可能救很多條生命。
在做場(chǎng)地檢查時(shí)特別是高層樓飯店，要熟悉其安全設(shè)施，以下是安全設(shè)施注意項(xiàng)目檢查表：
1．是否有自動(dòng)滅火系統(tǒng)(灑水式);
2．灑水口在哪里，走廊、睡房、公共區(qū)域、廚房?
3．如果建筑物沒有自動(dòng)滅火系統(tǒng)，是否全部有防煙偵測(cè)器?
4．建筑物的每一層樓是否有兩個(gè)可移動(dòng)的滅火器?
5.是否火災(zāi)出口處直接可到建筑物外面?
6．防火警示燈是否看得到和照明良好?
7．從每個(gè)走廊可看見指引到火災(zāi)出口的燈?
8．在電梯口是否有指引，萬一發(fā)生火災(zāi)請(qǐng)使用樓梯的標(biāo)志?
9. 查一查滅火器上的條子，是否每月檢查?
10．在每一層樓適當(dāng)位置是否有防火手冊(cè)?
這份注意項(xiàng)目檢查表未必真正有用，但至少讓會(huì)議籌辦人認(rèn)識(shí)到-些基本的重要項(xiàng)目，花費(fèi)時(shí)間去準(zhǔn)備那些未必會(huì)發(fā)生的事似乎很討厭，但是要記得拯救一條生命或避免一場(chǎng)災(zāi)難是值得的。
四、簽證問題：簽證問題也是緊急事件處理中的一項(xiàng)，通常在會(huì)議通知(anrlounce-ment)中都會(huì)說明簽證的細(xì)節(jié)，但是仍然有些國外與會(huì)者忽略這方面的問題。特別對(duì)于重要的貴賓，更要再三叮嚀簽證的問題。曾經(jīng)有一次國際會(huì)議在臺(tái)灣舉行、其中有一位重量級(jí)的貴賓因?yàn)楹炞C問題而延誤抵臺(tái)，他可能因?yàn)楣ぷ魈β导由纤拿貢矝]有留意。使他到了機(jī)場(chǎng)卻因?yàn)闆]有簽證而無法上機(jī)，他只好在機(jī)場(chǎng)打長途電話通知我們，由于他是一位國際會(huì)名人士、外交部立即通知駐外辦事處給予簽證，使尋位貴賓趕搭第二天班機(jī)抵達(dá)，雖然最后他順利來臺(tái)，但因?yàn)樗难诱`，使大會(huì)節(jié)目必須略為變動(dòng)，所有工作人員也因而忙得人仰馬翻。
五、盜竊：國外與會(huì)者在會(huì)議當(dāng)?shù)刈h當(dāng)?shù)赜龅奖I竊事件都會(huì)留下不良印象，因此在重要國際會(huì)議期間，要求地方政府加強(qiáng)警力，避免發(fā)生盜竊事件，同時(shí)主辦單位也應(yīng)該以書面資料告知與會(huì)者盡量減少到人多復(fù)雜的地方去，國外與會(huì)者對(duì)夜市很感興趣，如果要去，盡量不要帶貴重物品如現(xiàn)金、珠寶、護(hù)照等，同時(shí)最好有當(dāng)?shù)厝伺阃容^安全。
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